Ben jij verantwoordelijk voor de inschrijvingen van een sportkamp, jeugdkamp of ander vakantiekamp? Dan weet je dat het snel fout kan lopen als je geen duidelijk systeem hebt. In deze blog overlopen we de 5 meest voorkomende fouten bij kampinschrijvingen én tonen we hoe je deze gemakkelijk voorkomt met Kampweb, de kampbeheer software uit België

1. Inschrijvingen via e-mail of losse formulieren

Veel organisatoren werken nog met PDF’s of losse e-mails waarin ouders hun kinderen moeten inschrijven. Het resultaat?

• Incomplete gegevens
• Verwarring over kampdata
• Geen centraal overzicht

👉 Oplossing: Met Kampweb gebruik je een online inschrijfformulier op je eigen kampwebsite. Alle inschrijvingen komen automatisch in je dashboard terecht, compleet en overzichtelijk.

2. Geen duidelijk overzicht van betalingen

Zonder een gekoppeld betalingssysteem verlies je snel het overzicht: wie heeft betaald, wie niet, wie heeft korting, wie moet nog een herinnering krijgen?

👉 Oplossing: Kampweb koppelt elke inschrijving automatisch aan een betaling. Je ziet in één oogopslag wie in orde is. Je kan zelfs automatische betalingsherinneringen sturen.

3. Gebrek aan automatische communicatie

Zonder goede software moet je handmatig bevestigingsmails sturen, info doorgeven of vragen beantwoorden. Dat kost enorm veel tijd.

👉 Oplossing: Kampweb stuurt automatisch een bevestiging na inschrijving, betalingsinfo en herinneringen. Jij wint tijd, ouders krijgen meteen duidelijkheid.

4. Geen ondersteuning voor fiscale attesten

In België zijn fiscale attesten belangrijk voor ouders. Toch vergeten veel organisatoren dit, of maken ze ze manueel op het einde van het kamp. Dit kost tijd en is foutgevoelig.

👉 Oplossing: Kampweb genereert automatisch fiscale attesten per kind én per ouder. Klaar om te downloaden of te mailen — met één klik.

5. Geen structuur per kind of gezin

Ouders met meerdere kinderen moeten vaak meerdere keren inschrijven, betalen of info invullen. Dit leidt tot frustratie en fouten.

👉 Oplossing: Kampweb groepeert inschrijvingen automatisch per gezin of per kind. Ouders kunnen makkelijk meerdere kinderen inschrijven in één formulier.

Slimmer inschrijven = slimmer organiseren

Deze fouten komen vaak voor, zelfs bij ervaren organisatoren. Het goede nieuws? Ze zijn makkelijk te vermijden als je werkt met een tool die gebouwd is op maat van Belgische kamporganisatoren.

Met Kampweb.be beheer je inschrijvingen, betalingen, attesten en communicatie allemaal op één plek.
Je werkt sneller, voorkomt fouten en biedt ouders een professionele ervaring.

👉 Vraag een gratis demo aan
👉 Start vandaag met Kampweb