Betalingsmogelijkheden

Kampweb biedt verschillende manieren om betalingen te verwerken. Je kan kiezen voor directe online betalingen via Mollie, betalingen via overschrijving, of een combinatie van beide. Daarbovenop zijn er opties voor voorschotten, kortingscodes en een gezinskorting. Dit artikel legt alles stap voor stap uit.

---

Vereiste: betalingsinstellingen

Voordat je betalingsopties kan instellen op een kamp, moet je minstens één betalingsmethode configureren in Instellingen → Betalingen. Zonder dit kan je geen kamp aanmaken.

Er zijn twee instellingen:

Mollie API-sleutel — voor online betalingen via Mollie (Bancontact, creditcard, iDEAL, …). Plak hier enkel de sleutel zelf (bijv. live_abc123… of test_abc123…), zonder het woord "Bearer" ervoor. Kampweb valideert de sleutel automatisch bij het opslaan.

Overschrijvingsgegevens — voor betalingen via bankoverschrijving. Vul de naam van de rekeninghouder (bijv. "Chiro Voorbeeld vzw") en het IBAN-rekeningnummer in (bijv. "BE00 0000 0000 0000"). Beide velden zijn verplicht als je overschrijving wil gebruiken.

Tip: Gebruik een test_-sleutel van Mollie om betalingen te testen zonder echte geldstromen. Schakel over naar een live_-sleutel wanneer je klaar bent voor de praktijk.

---

Online betalingen via Mollie

Mollie is een betaalplatform waarmee ouders online kunnen betalen met Bancontact, creditcard, iDEAL en andere methoden. Kampweb verwerkt de betaling automatisch en werkt de status van de inschrijving bij zodra de betaling bevestigd is.

Je hebt twee betaalflows ter beschikking:

---

Optie 1 — Direct betalen na inschrijving

Bij deze flow gaat de ouder meteen na het invullen van het inschrijvingsformulier naar de Mollie-betaalpagina. De inschrijving is pas definitief na een geslaagde betaling.

Hoe het werkt:

1. Ouder vult het inschrijvingsformulier in en klikt op "Inschrijven"
2. Kampweb maakt een betaling aan bij Mollie en stuurt de ouder door naar de betaalpagina
3. De ouder kiest een betaalmethode (Bancontact, creditcard, …) en betaalt
4. Na betaling keert de ouder terug naar de kampdetailpagina met een bevestiging
5. De inschrijvingsstatus wordt automatisch bijgewerkt naar "betaald"

Wanneer gebruik je dit?

Kies voor directe betaling als je wil vermijden dat er onbetaalde inschrijvingen binnenkomen. Dit is de strengste optie: een ouder die de betaling annuleert of afbreekt, heeft géén definitieve inschrijving.

Beperkingen:

• Kan niet gecombineerd worden met overschrijving op hetzelfde kamp
• Werkt niet als er geen Mollie API-sleutel ingesteld is

---

Optie 2 — Betalingsmail na inschrijving

Bij deze flow wordt de inschrijving meteen opgeslagen, ongeacht of er al betaald is. De ouder ontvangt daarna een e-mail met een persoonlijke betaallink.

Hoe het werkt:

1. Ouder vult het inschrijvingsformulier in en klikt op "Inschrijven"
2. De inschrijving wordt opgeslagen met de status "open" (onbetaald)
3. Kampweb stuurt automatisch een e-mail met een betaallink naar de ouder
4. De ouder klikt op de link en betaalt via Mollie
5. Na betaling wordt de inschrijvingsstatus bijgewerkt naar "betaald"

Automatische betalingsherinnering:

Als de inschrijving 14 dagen voor de startdatum van het kamp nog niet betaald is, stuurt Kampweb automatisch een betalingsherinnering naar de ouder. Deze herinnering bevat opnieuw de betaallink. Je hoeft hier niets voor te doen — dit verloopt volledig automatisch. Wil je niet wachten tot die 14 dagen? Zie Betalingsherinnering nu versturen hieronder.

Wanneer gebruik je dit?

Kies voor de betalingsmail als je inschrijvingen wil registreren ook al zijn ze nog niet betaald. Dit geeft ouders meer tijd en flexibiliteit, maar betekent wel dat je onbetaalde inschrijvingen in je lijst kan hebben.

---

Betaling via overschrijving

Bij deze optie ontvangen ouders na hun inschrijving een e-mail met de bankgegevens van je organisatie. Ze schrijven het bedrag zelf over via hun bankapp of -website. Kampweb beheert de betaalstatus niet automatisch bij overschrijving — je markeert inschrijvingen handmatig als betaald wanneer je de overschrijving ontvangen hebt.

Hoe het werkt:

1. Ouder vult het inschrijvingsformulier in en klikt op "Inschrijven"
2. De inschrijving wordt opgeslagen met de status "open" (onbetaald)
3. Kampweb stuurt automatisch een e-mail met de rekeninghouder en het rekeningnummer
4. De mail vraagt de ouder om de naam van het kind en de kampnaam te vermelden bij de overschrijving
5. Jij ontvangt de overschrijving en markeert de inschrijving als betaald in Kampweb

Inschrijvingen handmatig als betaald markeren:

Ga naar het kampoverzicht → klik op het kamp → open de inschrijving → klik op Markeer als betaald. Kampweb stuurt dan automatisch een betalingsbevestigingsmail naar de ouder.

Automatische betalingsherinnering:

Als de inschrijving 14 dagen voor de startdatum van het kamp nog niet als betaald gemarkeerd is, stuurt Kampweb automatisch een herinneringsmail naar de ouder met opnieuw de bankgegevens en het te betalen bedrag. Je hoeft hier niets voor te doen — dit verloopt volledig automatisch. Wil je niet wachten tot die 14 dagen? Zie Betalingsherinnering nu versturen hieronder.

Beperkingen:

• Kan niet gecombineerd worden met "Direct betalen via Mollie"
• Vereist dat rekeninghouder én IBAN ingesteld zijn in Instellingen → Betalingen

---

Combinatie: Mollie + overschrijving

Als je kiest voor Mollie via betalingsmail (niet direct), kan je tegelijk ook overschrijving aanbieden. Ouders zien dan in hun betalingsmail zowel de Mollie-betaalknop als de bankgegevens, en kiezen zelf hoe ze betalen.

Wanneer is dit nuttig?

• Voor ouders zonder bankkaart of die liever traditioneel overschrijven
• Als je een maximale bereikbaarheid wil voor verschillende gezinssituaties

Hoe stel je dit in?

In het kampformulier: zet Mollie aan met flow "Betalingsmail", en vink daarna ook "Betalingsmail via overschrijving" aan. Beide opties zijn dan actief.

Beperkingen: de combinatie werkt enkel met de Mollie betalingsmail-flow. "Direct betalen via Mollie" en overschrijving kunnen niet samen op één kamp.

---

Voorschot

Met een voorschot kunnen ouders bij inschrijving een deel van het kampgeld betalen. Het restbedrag innen ze zelf buiten het systeem — op de eerste kampdag, of via een aparte afspraak.

Dit is handig als je:

• Wil dat ouders zich al vroeg inschrijven zonder het volledige bedrag in één keer te moeten betalen
• Zekerheid wil over de inschrijving via een aanbetalingsverplichting

De ouder kiest zelf

Staat het voorschot aan, dan krijgt de ouder in het inschrijvingsformulier een betaalkeuze: het volledige bedrag meteen betalen (de standaardkeuze) of enkel het voorschot. Kiest de ouder voor het volledige bedrag, dan is er geen restbedrag meer om achteraf te innen.

Soorten voorschot

Percentage — het voorschot is een percentage van de totaalprijs van de inschrijving. Vul een waarde tussen 1 en 99 in (bijv. 10 voor 10%). Bij een kamp van €200 betaalt de ouder dan €20 bij inschrijving.

Vast bedrag — het voorschot is een vast euro-bedrag, ongeacht de totaalprijs (bijv. 30 voor €30). Het bedrag moet kleiner zijn dan de totaalprijs van de inschrijving.

Hoe werkt het per betaalmethode?

Betaalmethode	Wat de ouder ervaart
Mollie — direct betalen	Na het formulier gaat de ouder meteen naar Mollie voor het voorschotbedrag. Na betaling is de inschrijving bevestigd.
Mollie — betalingsmail	De ouder ontvangt een mail met een betaallink voor enkel het voorschotbedrag. De mail legt uit dat dit een voorschot is en dat het restbedrag later verschuldigd is.
Overschrijving	De ouder ontvangt een mail met de bankgegevens en het te betalen voorschotbedrag. De mail vermeldt ook het restbedrag en vraagt dat later te betalen.

Belangrijk

• Het restbedrag wordt niet automatisch geïnd door Kampweb. Dat regel je zelf op de eerste kampdag of via een aparte overschrijving.
• Kampweb slaat het volledige bedrag intern op, zodat je als beheerder altijd het totaaloverzicht hebt.
• Het voorschot wordt na kortingen berekend. Als er een kortingscode of gezinskorting toegepast wordt, is het voorschot een percentage of vast bedrag van het al gereduceerde bedrag.
• Bij kortingscodes en gezinskorting: het voorschot wordt berekend op het bedrag na kortingen.

---

Kortingscodes

Met kortingscodes kunnen ouders bij inschrijving een korting toepassen op het kampgeld. Je beheert je codes via Kortingen in de zijbalk.

Aanmaken

Ga naar Kortingen en klik op Nieuwe kortingscode. Vul in:

• Code — de code die ouders invullen (bijv. ZOMER25). Codes zijn niet hoofdlettergevoelig.
• Type — kies tussen:
  • Percentage — bijv. 10 voor 10% korting
  • Vast bedrag — bijv. 15 voor €15 korting
• Waarde — het kortingsbedrag of -percentage
• Geldig van / tot (optioneel) — datumbereik waarbinnen de code geldig is

Bereik

Een kortingscode geldt standaard voor alle kampen van je organisatie. Je kan een code ook koppelen aan één specifiek kamp — dan werkt de code enkel voor dat kamp.

Hoe ouders een kortingscode gebruiken

Op het inschrijvingsformulier is er een veld "Kortingscode". De ouder typt de code in, de korting wordt berekend en het te betalen bedrag wordt meteen bijgewerkt. Kampweb valideert de code op dat moment (geldig, nog niet verlopen, juist kamp).

Combinatie met andere kortingen

Kortingscodes worden toegepast na de gezinskorting. De volgorde is altijd:

1. Basisprijs berekenen (totaal of per dag)
2. Gezinskorting toepassen (indien van toepassing)
3. Kortingscode toepassen
4. Voorschot berekenen op het eindbedrag (indien ingesteld)

---

Gezinskorting

De gezinskorting is een automatische korting voor gezinnen die meer dan één kind inschrijven, verspreid over alle kampen van je organisatie. Je stelt dit in via Kortingen in de zijbalk.

Hoe het werkt

• De korting is een vast bedrag (bijv. €10) dat automatisch afgetrokken wordt
• De korting wordt toegepast vanaf het tweede kind van hetzelfde gezin
• Kampweb herkent een gezin aan het e-mailadres van de ouder — alle inschrijvingen met hetzelfde e-mailadres worden als één gezin beschouwd
• De korting geldt voor inschrijvingen bij alle kampen van je organisatie, ongeacht het jaar of het type kamp

Voorbeeld

Je stelt een gezinskorting in van €10. Ouder A schrijft drie kinderen in:

Inschrijving	Bedrag vóór korting	Gezinskorting	Te betalen
Kind 1	€150	—	€150
Kind 2	€150	−€10	€140
Kind 3	€150	−€10	€140

Instellen

Ga naar Kortingen, zet "Automatische korting actief" aan en vul het kortingsbedrag in euro's in.

---

Betalingen beheren als beheerder

Als beheerder heb je extra mogelijkheden om betalingen te beheren, los van het automatische proces.

Inschrijving handmatig als betaald markeren

Ga naar de inschrijvingsdetailpagina en klik op Markeer als betaald. Kampweb:

• Zet de betaalstatus op "betaald"
• Registreert de datum en het tijdstip van betaling
• Stuurt automatisch een betalingsbevestigingsmail naar de ouder (als er een geldig e-mailadres beschikbaar is)

Dit gebruik je wanneer een ouder cash betaalt, of wanneer je een overschrijving ontvangen hebt en de status wil bijwerken.

Inschrijving aanmaken met aangepast bedrag

Als beheerder kan je een inschrijving aanmaken via de beheersinterface en een afwijkend bedrag invullen. Dit overschrijft de berekende prijs, inclusief kortingen. Handig voor uitzonderingen zoals een gedeeltelijke betaling of een manuele afspraak.

Betalingsmail opnieuw versturen

Als een ouder de betalingsmail niet ontvangen heeft of de link verlopen is, kan je de betalingsmail opnieuw versturen via de inschrijvingsdetailpagina.

Inschrijving verwijderen en terugbetalen

Verwijder je een inschrijving die via Mollie betaald werd, dan kies je meteen ook hoe de terugbetaling verloopt — automatisch via Mollie (eventueel voor een verlaagd bedrag om annulatiekosten in te houden) of handmatig zelf regelen. Bij een betaling via overschrijving regel je de terugbetaling altijd zelf. Meer daarover in Inschrijvingen beheren.

Betalingsherinnering nu versturen (aan iedereen die nog niet betaalde)

Op de inschrijvingenlijst van een kamp (bij Mollie via betalingsmail of bij overschrijving) vind je de knop Betalingsherinnering, met daarbij het aantal inschrijvingen dat nog een openstaande betaling heeft. Klik erop om meteen — dus niet pas na 14 dagen — een herinnering te sturen naar iedereen met een openstaande betaling voor dat kamp. Een bevestigingsvenster toont hoeveel personen de mail ontvangen en herinnert je eraan dat de automatische herinnering (14 dagen voor de start) hier los van blijft lopen.

---

Betalingen en de wachtrij

Als je een wachtrij hebt ingesteld op een kamp en een ouder promoveert van de wachtrij naar een gewone inschrijving, dan:

• Wijzigt de betaalstatus automatisch naar "open"
• Ontvangt de ouder automatisch een betalingsmail met betaallink — zowel bij overschrijving als bij Mollie
• Wordt het originele te betalen bedrag bewaard, inclusief het voorschotbedrag als dat van toepassing was

Bij Mollie maakt Kampweb op het moment van promotie automatisch een betaallink aan en stuurt die per mail naar de ouder. Je hoeft dus niets handmatig te versturen, tenzij die mail om een of andere reden mislukt — dan kan je alsnog een nieuwe betaallink versturen via de inschrijvingsdetailpagina.

Bij overschrijving stuurt Kampweb de betalingsmail eveneens automatisch op het moment van promotie.

---

Overzicht: welke combinaties zijn mogelijk?

	Mollie direct	Mollie e-mail	Overschrijving
Mollie direct	—	✗	✗
Mollie e-mail	✗	—	✓
Overschrijving	✗	✓	—

Voorschot kan toegevoegd worden aan elke geldige combinatie.

Kortingscodes en gezinskorting werken met alle betaalmethoden.

---

Betalingsbevestigingsmail

Wanneer een betaling succesvol verwerkt is — via Mollie, via handmatige markering of bij promotie van de wachtrij — stuurt Kampweb automatisch een betalingsbevestigingsmail naar de ouder. Deze mail bevat de bevestiging van de betaling en het betaalde bedrag.

Je kan de inhoud van deze mail aanpassen via Instellingen → Mails.