Helpcenter

Introductie tot Kampweb

Wat Kampweb is, wat het platform allemaal bevat en wat je ermee kan doen — een eerste overzicht voor wie net begint.

Terminologie van Kampweb

Een overzicht van de belangrijkste begrippen die je in Kampweb tegenkomt, van kamp en kampgroep tot mutualiteitsattest en gezinskorting.

Eerste kamp aanmaken

Stap voor stap uitgelegd hoe je je eerste kamp aanmaakt in Kampweb, van betalingsinstellingen tot het inschrijvingsformulier.

De AI-assistent gebruiken

Stel in gewone taal vragen over je kampen, inschrijvingen, betalingen, webshop, evaluaties en meer, en krijg meteen een antwoord van de ingebouwde AI-assistent.

Een kamp beheren

Beheer een bestaand kamp: open of sluit inschrijvingen, beheer de wachtrij wanneer het kamp vol zit, en archiveer of verwijder een kamp.

Kampgroepen en locaties beheren

Maak herbruikbare kampgroepen en locaties aan zodat je ze bij het aanmaken van een kamp snel kan kiezen en je kampen overzichtelijk blijven.

De kalender gebruiken

Bekijk al je kampen op een maandkalender, maak een nieuw kamp aan door een periode te selecteren en open snel de details van een kamp.

Aanwezigheid bijhouden

Maak per kamp één of meerdere aanwezigheidslijsten en duid op de kampdag snel aan wie aanwezig of afwezig is, met de contactgegevens van de ouder bij de hand.

Monitoren beheren

Houd een overzicht bij van je monitoren met hun contactgegevens en foto, en koppel ze aan de kampen waarop ze meedraaien.

Inschrijvingen beheren

Alle inschrijvingen op één plek: zoeken en filteren, betaalstatus opvolgen, kolommen kiezen en exporteren naar Excel, CSV of PDF.

Betalingsmogelijkheden

Een volledig overzicht van alle betalingsopties in Kampweb: Mollie, overschrijving, voorschotten, kortingscodes en gezinskorting.

Medische fiches raadplegen

Bekijk in één overzicht de allergieën, medicatie en huisartsgegevens van alle deelnemers, met snelle filters om risicogevallen meteen terug te vinden.

Het ouderportaal

Ouders kunnen via het ouderportaal zelf hun inschrijvingen bekijken, openstaande betalingen afronden en attesten downloaden — zonder wachtwoord, via een e-mail met inloglink.

Het monitorportaal

Monitoren kunnen via het monitorportaal zelf hun kampen bekijken, aanwezigheden bijhouden en deelnemersgegevens raadplegen — hoe de toegang precies werkt en wanneer die stopt.

Attesten aanmaken

Maak mutualiteitsattesten en fiscale attesten aan voor je deelnemers: per inschrijving of voor een heel kamp tegelijk, op basis van je organisatiegegevens.

Voorwaarden en documenten uploaden

Upload je algemene voorwaarden, privacyverklaring en andere officiële documenten als PDF, zodat je ze via een publieke link kan delen met ouders.

Financiën en statistieken

Volg je inkomsten, openstaande betalingen en inschrijvingen op met grafieken, een België-kaart per gemeente en een downloadbaar financieel overzicht.

Kortingscodes en gezinskorting

Maak handmatige kortingscodes aan voor ouders en stel een automatische korting in vanaf het tweede kind van hetzelfde gezin.

Mails versturen naar deelnemers

Stuur een e-mail naar alle ingeschrevenen van een kamp, plan 'm in op een later moment, personaliseer met velden uit het inschrijvingsformulier en werk met herbruikbare sjablonen.

Automatische mails aanpassen

Pas de tekst van de automatische mails aan die Kampweb naar ouders stuurt — van bevestiging tot betalingsherinnering — met je eigen onderwerp, inleiding en afsluiting.

De webshop gebruiken

Alles over de ingebouwde webshop: producten aanmaken, bestellingen opvolgen, kortingscodes instellen en je boekhouding exporteren.

Bankdagboek voor je boekhouding

Exporteer betaalde webshopbestellingen als Excel-bestand, klaar om aan je boekhouder te bezorgen, met BTW netjes opgesplitst per tarief.

Groepsverdelingen maken

Verdeel de inschrijvingen van een kamp automatisch in groepen, verplaats kinderen met slepen en download de verdeling als PDF.

Evaluaties versturen

Maak een tevredenheidsenquête voor na het kamp, deel de link met ouders en bekijk of download de resultaten als CSV of PDF.

Verloren voorwerpen beheren

Maak per kamp een lijst met gevonden voorwerpen, voeg foto's toe en deel een publieke link zodat ouders zelf kunnen kijken of er iets van hen bijzit.

Zoeken in Kampweb

Met de globale zoekfunctie vind je snel kampen en inschrijvingen terug — let op: er wordt enkel gezocht binnen het jaar dat je bovenaan hebt geselecteerd.

Instellingen: overzicht en organisatiegegevens

Alle instellingen van Kampweb op een rij, met een diepere uitleg van het tabblad Algemeen: organisatiegegevens, handtekening en fiscale gegevens.

Je eigen website laten beheren

Sommige organisaties hebben een eigen, op maat gebouwde marketingwebsite waarvan ze zelf de tekst kunnen aanpassen via Kampweb — hoe dat werkt en hoe je dit kan aanvragen.

Partner-API voor koppelingen

Geef een extern systeem via een API-key toegang tot jullie kampen en inschrijvingen — handig als je met een externe partner of eigen website koppelt.