Stuur een e-mail naar alle ingeschrevenen van een kamp, plan 'm in op een later moment, personaliseer met velden uit het inschrijvingsformulier en werk met herbruikbare sjablonen.

Via Mails stuur je in één keer een e-mail naar alle ouders die zich voor een bepaald kamp inschreven. Handig voor een laatste herinnering, een paklijst of een praktische update. Je kan de mail meteen versturen of laten inplannen, je bericht personaliseren met gegevens uit het inschrijvingsformulier, en veelgebruikte berichten bewaren als sjabloon.

Dit is niet hetzelfde als de automatische mails die Kampweb zelf verstuurt (bevestiging, betalingsherinnering, ...). Die pas je aan onder Instellingen → Mails — zie Automatische mails aanpassen.

Het mailoverzicht openen

Klik in de linker zijbalk op Mails. Je krijgt drie overzichten naast elkaar:

Geplande mails — mails die klaarstaan om op een later moment verstuurd te worden.
Verzonden mails — mails die al de deur uit zijn.
Sjablonen (rechts) — je opgeslagen berichten, klaar om te hergebruiken.

Een nieuwe mail opstellen

Klik rechtsboven op de knop Nieuwe mail (het potloodicoon).
Kies bij Aan het kamp waarvan je alle ingeschrevenen wil aanschrijven.
Vul een Onderwerp in.
Typ je bericht in het tekstveld.

De mail wordt verstuurd naar de ingeschrevenen van het gekozen kamp. Inschrijvingen zonder geldig e-mailadres worden overgeslagen — achteraf zie je hoeveel ontvangers de mail kregen en hoeveel er overgeslagen werden.

Nu versturen of inplannen

Bij Verzendmoment kies je hoe en wanneer je mail vertrekt:

Nu verzenden — de mail gaat meteen naar alle ingeschrevenen.
Inplannen — de mail wordt automatisch verstuurd op een moment dat jij kiest, met twee opties:
- Dagen voor start — bijvoorbeeld "7 dagen voor de startdatum van het kamp". Handig voor een jaarlijks terugkerende herinnering: je hoeft de datum niet elk jaar opnieuw in te stellen, Kampweb rekent 'm zelf uit op basis van de startdatum van het kamp.
- Op datum — een vast tijdstip dat je zelf kiest.

Onder je keuze zie je meteen op welk moment de mail zou vertrekken. Een tijdstip in het verleden kan niet — dan blijft de knop Inplannen uitgeschakeld.

Klik op Verzenden (bij "nu") of Inplannen (bij "later") zodra je klaar bent. De knop is pas actief wanneer je een kamp, een onderwerp én een bericht hebt ingevuld.

Je bericht personaliseren met velden

Je kan je mail automatisch laten invullen met gegevens van elke ontvanger, zoals de voornaam van het kind. Zo krijgt iedereen een persoonlijk bericht zonder dat je elke mail apart moet schrijven.

Typ in je bericht het teken @ op de plaats waar je een gegeven wil invoegen.
Er verschijnt een lijstje met de beschikbare velden van het gekozen kamp (de vragen uit het inschrijvingsformulier).
Kies een veld met de pijltjestoetsen en bevestig met Enter, of klik het aan.

Het veld verschijnt als een gekleurd label in je tekst. Bij het versturen wordt dat label voor elke ontvanger vervangen door zijn of haar eigen antwoord.

Voorbeeld: "Beste @voornaam, vergeet je zwemgerief niet mee te brengen!" wordt voor elke ouder ingevuld met de voornaam van hun kind.

Werken met sjablonen

Stuur je regelmatig een gelijkaardig bericht (bv. een paklijst of een welkomstmail)? Bewaar het dan als sjabloon.

Opslaan als sjabloon — klik onderaan het opstelvenster op deze knop, geef het sjabloon een naam en bevestig. Werk je een bestaand sjabloon bij, dan kan je kiezen om de wijzigingen te overschrijven of het als nieuw sjabloon te bewaren.
Een sjabloon gebruiken — klik bovenaan het opstelvenster op Kies sjabloon en selecteer er één uit de lijst. Onderwerp en bericht worden meteen ingevuld; je kan ze nog aanpassen voor je verstuurt. Vanuit het mailoverzicht kan dat ook meteen via de pijltjesknop naast een sjabloon.
Bewerken of verwijderen — in de kolom Sjablonen op het mailoverzicht klik je op het potloodicoon om een sjabloon te hernoemen of de tekst aan te passen, of op het prullenbakicoon om het te verwijderen.

Sjablonen ondersteunen dezelfde @veld-personalisatie als een gewone mail.

Geplande mails bekijken, bewerken of annuleren

Klik in de kolom Geplande mails op een mail om ze te openen. Daar kan je:

de mail bewerken — onderwerp, bericht of het geplande moment aanpassen,
de mail annuleren — ze wordt dan niet meer verstuurd.

Is het versturen van een geplande mail toch mislukt? Dan zie je dat aangeduid als Mislukt, met de reden erbij.

Verzonden mails bekijken

In de kolom Verzonden mails vind je al je verstuurde mails terug, met het kamp, het onderwerp en de verzenddatum. Klik op een mail om het volledige bericht opnieuw te lezen en te zien naar hoeveel ontvangers die ging (en hoeveel er werden overgeslagen). Onderaan de lijst klik je op Laad meer om oudere mails te tonen.

Mails versturen naar deelnemers