Het ouderportaal

Het ouderportaal is een publieke pagina waar ouders zelf hun inschrijvingen kunnen opvolgen, zonder dat ze daarvoor een account of wachtwoord nodig hebben. Je hoeft dit portaal niet apart te activeren: het is automatisch beschikbaar en gekoppeld aan alle inschrijvingen.

Hoe ouders inloggen

Een ouder gaat naar het ouderportaal (te vinden via de link Ouderportaal op jullie publieke website) en geeft een e-mailadres in. Ze ontvangen dan een inlogmail met een unieke link, geldig gedurende 15 minuten en maar één keer bruikbaar. Via die link komen ze zonder wachtwoord op hun persoonlijk dashboard terecht. Na het inloggen blijft een ouder 1 dag aangemeld op dat toestel; daarna moet die opnieuw een inlogmail aanvragen.

Welk e-mailadres werkt er? Kampweb matcht op elk e-mailveld dat op een inschrijving werd ingevuld — dus niet noodzakelijk één vast "ouder-e-mail"-veld. Vulde je inschrijvingsformulier bijvoorbeeld een apart e-mailadres voor mama én papa, dan kunnen beiden inloggen en zien ze dezelfde inschrijving.

Privacy: een ouder krijgt altijd dezelfde melding te zien ("check je mailbox"), ongeacht of het ingegeven e-mailadres effectief aan een inschrijving gekoppeld is. Zo kan niemand via het portaal aftoetsen welke e-mailadressen wel of niet in het systeem zitten. Krijgt een ouder geen mail, ga dan na of het e-mailadres wel exact overeenkomt met wat er op de inschrijving staat.

Wat ziet een ouder in het portaal?

Het dashboard toont alle inschrijvingen die bij dat e-mailadres horen, over alle kampen en jaren heen — doorzoekbaar op kampnaam en filterbaar op jaar. Per inschrijving zie je een kaart met de datum, locatie, inschrijvingsdatum, betaalstatus en het betaalde bedrag. Afhankelijk van de situatie kan de ouder daar zelf:

• Online betalen — een openstaand, mislukt of verlopen bedrag alsnog zelf betalen, via dezelfde betaallink als bij de inschrijving.
• Mutualiteitsattest downloaden — pas beschikbaar nadat de einddatum van het kamp voorbij is, en enkel als mutualiteitsattesten voor dat kamp ingeschakeld zijn.
• Fiscaal attest downloaden — dezelfde regel: pas beschikbaar na de einddatum van het kamp, en enkel indien ingeschakeld.
• Verloren voorwerpen bekijken — rechtstreeks doorklikken naar de lijst met gevonden voorwerpen van dat kamp, als die voor dat kamp is aangemaakt en nog niet automatisch verlopen is (zie Verloren voorwerpen beheren).
• Inschrijvingsgegevens bekijken — via "Toon inschrijvingsgegevens" alle ingevulde antwoorden van het inschrijvingsformulier opnieuw inkijken, dus ook velden die in de rest van Kampweb als gevoelig gelden (zoals medische gegevens) — het gaat hier immers om hun eigen inschrijving.

Wat betekent dit voor jou als beheerder?

Het ouderportaal vermindert het aantal vragen dat je zelf moet beantwoorden: ouders kunnen zelf een openstaand bedrag betalen of hun attest downloaden zodra dat beschikbaar is, zonder dat jij dat manueel moet opzoeken of versturen. Er is geen instelling om dit per kamp of per ouder uit te schakelen — zolang er een inschrijving met een geldig e-mailadres bestaat, kan de bijhorende ouder via het portaal inloggen.