Het monitorportaal

Naast het beheer van monitoren in de app zelf (zie Monitoren beheren) heeft Kampweb een apart, publiek monitorportaal. Daarmee kunnen je monitoren zelf hun kampen raadplegen, zonder een volwaardig Kampweb-account of wachtwoord.

Hoe een monitor inlogt

Een monitor gaat naar het monitorportaal (via de link Monitorportaal op jullie publieke website) en geeft het e-mailadres in waarmee die als monitor geregistreerd staat (zie Monitoren beheren). Staat dat e-mailadres bij minstens één monitor geregistreerd, dan ontvangt die persoon een inlogmail met een unieke link, geldig gedurende 15 minuten en maar één keer bruikbaar.

Let op: het inloggen zelf controleert enkel of het e-mailadres bij een monitor hoort — niet of die monitor op dit moment nog aan een kamp gekoppeld is of er toegang toe heeft. Een monitor waarvan je alle toegang introk, kan dus nog altijd inloggen; die ziet dan gewoon geen (of minder) kampen op het dashboard.

Na het inloggen blijft een monitor 7 dagen aangemeld op dat toestel, zonder opnieuw te moeten inloggen. Daarna vraagt die gewoon opnieuw een inlogmail aan.

Wat ziet een monitor in het portaal?

Het dashboard: welke kampen?

Het dashboard toont alle kampen waaraan de monitor gekoppeld is en waarvoor die op dit moment toegang heeft (zie hieronder). Is een kamp al afgelopen, dan blijft het gewoon zichtbaar en klikbaar — met een label "Afgelopen" in plaats van de inschrijvingsstatus. Kampweb haalt een kamp dus nooit automatisch van het dashboard af omdat het voorbij is; dat gebeurt enkel als jij zelf de toegang intrekt of de koppeling verwijdert (zie hieronder).

Op de detailpagina van een kamp

Klikt een monitor op een kamp, dan ziet die:

• de kampgegevens (periode, locatie, leeftijdsgroep, jaar);
• Info — de vrije tekst die jij als beheerder meegaf via de monitorenzone van dat kamp;
• Documenten — de bestanden die je via de monitorenzone deelde, om te downloaden;
• Monitorenteam — de andere monitoren die ook aan dit kamp gekoppeld zijn, met naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat monitoren van hetzelfde kamp elkaar makkelijk kunnen bereiken;
• Aanwezigheid — de aanwezigheidslijsten van dat kamp: bestaande lijsten openen en aanvinken wie er aanwezig is, of zelf een nieuwe lijst aanmaken;
• Deelnemers — een doorzoekbare lijst van de inschrijvingen van dat kamp, met per deelnemer een beperkte selectie van de ingevulde formuliervelden (zie hieronder), en de mogelijkheid om die lijst als Excel te downloaden.

Welke deelnemersgegevens zien monitoren precies?

Bij Deelnemers ziet een monitor niet elk veld van het inschrijvingsformulier, maar enkel wat praktisch nuttig is op het terrein: naam, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer van de inschrijving, gegevens van de ouder/voogd, een noodcontact, de huisarts, allergieën en medicatie, foto-toestemming, of de voorwaarden werden aanvaard, en velden die met dagen of aanwezigheid te maken hebben. Andere velden van het inschrijvingsformulier (bijvoorbeeld adres of rijksregisternummer) tonen niet in het monitorportaal.

Medische gegevens (allergieën, medicatie) zijn dus wél zichtbaar voor monitoren — bewust, met het oog op de veiligheid van de deelnemers tijdens het kamp.

Toegang van een monitor beheren

Vanuit de detailpagina van een monitor (Monitoren → [naam van de monitor]) beheer je per gekoppeld kamp twee losse dingen:

• Koppeling — of de monitor al dan niet aan dit kamp gelinkt is. Ontkoppelen (prullenbakicoon) verwijdert ook de historiek van die koppeling — gebruik dit dus enkel bij een echte vergissing.
• Toegang — een aparte aan/uit-schakelaar ("Toegang" versus "Geen toegang") die bepaalt of de monitor dit kamp op dit moment in het monitorportaal ziet, zonder de koppeling zelf (en de historiek ervan) te verliezen.

Wanneer stopt de toegang van een monitor?

Belangrijk om te weten: Kampweb trekt de toegang van een monitor tot een kamp nooit automatisch in — niet wanneer het kamp afgelopen is, en niet wanneer je het kamp archiveert. Een monitor blijft dus toegang houden tot alle gegevens van een kamp totdat jij zelf:

• de Toegang-schakelaar op "Geen toegang" zet (tijdelijk, koppeling en historiek blijven bewaard), of
• de koppeling met dat kamp volledig verwijdert (definitief, historiek gaat mee verloren).

Tip: is een monitor voor een kamp niet meer actief, of is het kamp afgelopen en wil je de gegevens niet langer voor die monitor beschikbaar houden? Gebruik dan de Toegang-schakelaar. Gebruik Verwijderen enkel om een echte vergissing (een verkeerde koppeling) recht te zetten.

Je kan monitoren ook per kamp specifieke informatie en documenten meegeven via de monitorenzone van dat kamp (bereikbaar vanaf de kampdetailpagina): een vrije tekst met info voor de monitoren, en te downloaden documenten (PDF, Word, Excel of afbeeldingen, max. 20 MB per bestand). Monitoren zien deze informatie automatisch terug in het monitorportaal, zolang ze toegang hebben tot dat kamp.