Beheer een bestaand kamp: open of sluit inschrijvingen, beheer de wachtrij wanneer het kamp vol zit, en archiveer of verwijder een kamp.

Eens een kamp is aangemaakt, beheer je het verder vanuit het kampenoverzicht en de detailpagina van het kamp. Dit artikel legt uit hoe je inschrijvingen open- en dichtzet, de wachtrij beheert wanneer het kamp vol zit, en hoe je een kamp archiveert of verwijdert.

Hoe je een kamp aanmaakt, lees je in Eerste kamp aanmaken.

Inschrijvingsstatus: open, gesloten of volzet

Elk kamp heeft een inschrijvingsstatus die bepaalt of ouders zich kunnen inschrijven:

Status	Betekenis
Gesloten	Ouders kunnen zich niet inschrijven. Handig zolang je het kamp nog voorbereidt.
Open	Ouders kunnen zich inschrijven.
Volzet	Het kamp is vol — geen nieuwe inschrijvingen mogelijk.

Status van één kamp wijzigen

Open de detailpagina van het kamp en pas daar de inschrijvingsstatus aan. De wijziging is meteen actief op je website.

Bij een gearchiveerd kamp kan je de status niet wijzigen.

Meerdere kampen tegelijk

Wil je aan het begin van het seizoen in één keer meerdere kampen openzetten (of op het einde sluiten)? Selecteer in het kampenoverzicht meerdere kampen en open of sluit hun inschrijvingen samen. Zo hoef je niet elk kamp apart aan te passen.

De wachtrij beheren

Stelde je bij de capaciteit van het kamp in dat er een wachtrij is (zie Eerste kamp aanmaken → Capaciteit)? Dan kunnen ouders zich op de wachtrij plaatsen zodra het kamp vol zit.

Je vindt de wachtrij terug op de inschrijvingenpagina van het kamp, naast de gewone inschrijvingen. Komt er een plaats vrij, dan kan je iemand van de wachtrij definitief inschrijven:

Open de wachtrij bij het kamp.
Kies de persoon die je wil inschrijven.
Bevestig. De inschrijving verhuist van de wachtrij naar de gewone inschrijvingen.

Bij het promoveren ontvangt de ouder automatisch een bevestigingsmail. De tekst daarvan stel je in bij de mailsjablonen.

Een kamp archiveren

Is een kamp afgelopen? Dan kan je het archiveren om je overzicht netjes te houden. Dit kan zowel op de detailpagina van het kamp (Acties → Archiveren) als rechtstreeks vanuit het kampenoverzicht via het actiemenu bij een kamp. Je krijgt eerst een bevestiging.

Een gearchiveerd kamp verdwijnt uit je actieve kampen, maar de gegevens en inschrijvingen blijven bewaard — je vindt het terug in de overzichten als "gearchiveerd". Een gearchiveerd kamp neemt geen nieuwe inschrijvingen meer aan.

Let op — medische gegevens: Bevat het inschrijvingsformulier van het kamp velden die als medische gegevens gemarkeerd zijn (zie Medische fiches raadplegen), dan worden de ingevulde antwoorden op die velden permanent verwijderd op het moment van archiveren. De rest van de inschrijving (naam, contactgegevens, betaalstatus, …) blijft wel bewaard. De bevestiging waarschuwt je hier vooraf voor als het van toepassing is.

Een kamp kopiëren

Organiseer je hetzelfde kamp elk jaar opnieuw? Gebruik dan Kopiëren (in het actiemenu op de detailpagina) in plaats van alles opnieuw in te typen. Kampweb neemt de volledige configuratie over — beschrijving, kampgroep, locatie, foto's, prijs, betalingsinstellingen, leeftijdsgrens, inschrijvingsformulier en extra's — en laat je enkel het jaar en de data opnieuw instellen op het nieuwe kamp. Inschrijvingen zelf worden nooit meegekopieerd.

Inschrijvingen importeren via CSV

Heb je inschrijvingen al ergens anders verzameld (bijvoorbeeld op papier of in een eigen rekenblad) en wil je die in bulk toevoegen? Gebruik CSV uploaden (via het +-menu op de detailpagina van een kamp):

Upload je CSV-bestand — Kampweb herkent zelf of je kolommen gescheiden zijn met een komma of een puntkomma.
Kampweb probeert elke kolom automatisch te koppelen aan het juiste veld van je inschrijvingsformulier, op basis van de kolomnaam. Klop een koppeling niet, pas die dan handmatig aan.
Bevestig de import. Inschrijvingen worden in groepjes ingeladen; achteraf zie je hoeveel er succesvol toegevoegd zijn en hoeveel er werden overgeslagen.

Kamp-ID en kortingscode

Op de detailpagina vind je onderaan het Kamp-ID, met een kopieerknop — dat heb je nodig als je met de Partner-API werkt. Wil je een kortingscode maken die enkel voor dit kamp geldt? Kies in het actiemenu Kortingscode voor dit kamp — je start dan meteen een nieuwe kortingscode met dit kamp al geselecteerd (zie Kortingscodes en gezinskorting).

Een kamp verwijderen

Een kamp verwijderen kan enkel zolang er nog geen inschrijvingen zijn. Zodra er minstens één inschrijving is, is verwijderen niet meer mogelijk — gebruik dan archiveren.

Op de detailpagina kies je Verwijderen en bevestig je.

Let op: Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden.

Een kamp beheren