Webshop voor je kamp: hoe verkoop je extra's zoals kledij, materiaal en tickets aan ouders?

Een webshop bij je kampsoftware is een verkoopkanaal waarmee je, los van je inschrijvingen, producten zoals kledij, materiaal en tickets rechtstreeks aan ouders verkoopt: zij kiezen en betalen online, jij beheert voorraad en bestellingen op dezelfde plek als de rest van je kampadministratie. Voor sportkampen, speelpleinwerkingen en jeugdorganisaties in België is dat een laagdrempelige manier om extra inkomsten te halen uit wat ze toch al aanbieden, zonder daarvoor een apart systeem op te zetten.

Waarom een webshop naast je kampinschrijvingen?

De meeste kamporganisaties verkopen weleens iets naast de inschrijving zelf: een kampshirt dat elk kind draagt, een ticket voor het toonmoment op de laatste dag, extra sportmateriaal of een drinkbus met het clublogo. Vaak gebeurt dat via losse kanalen: een overschrijving op de bankrekening, een Excel-lijst om bij te houden wie al betaald heeft, of een oproep via Facebook om maten door te geven.

Dat werkt, tot het aantal bestellingen oploopt. Vlak voor een kampweek pieken de aanvragen, en dan wordt handmatig bijhouden wie wat besteld heeft, in welke maat, en of er al betaald is, snel foutgevoelig. Een geïntegreerde webshop lost dat op door verkoop, voorraad en betaling in hetzelfde platform te bundelen als je inschrijvingen en betalingen.

Wat kun je verkopen via een webshop?

Een webshop bij kampsoftware is niet beperkt tot één type product. Typische voorbeelden voor sportkampen en jeugdwerkingen:

• Merchandise en kledij, zoals t-shirts, hoodies of petjes met het clublogo, vaak in meerdere maten of kleuren.
• Kampmateriaal, zoals drinkbussen, sporttassen of specifiek materiaal dat nodig is voor een activiteit.
• Tickets voor evenementen, zoals een slotshow, een ouderavond of een extra activiteit buiten het reguliere kampprogramma.

Per product bepaal je zelf de naam, beschrijving, foto's, prijs en eventuele opties zoals maat of kleur. Je kunt een product ook tijdelijk in de aanbieding zetten met een aparte actieprijs, bijvoorbeeld voor een vroegboekactie op kampshirts.

Voor wie is een webshop interessant?

Niet elke kamporganisatie verkoopt evenveel extra's, maar de meeste hebben op zijn minst één terugkerend product waar een webshop verschil maakt:

• Sportclubs verkopen vaak clubkledij, trainingsmateriaal of tickets voor een eindtoernooi naast hun kampweken.
• Speelpleinwerkingen bieden regelmatig een petje, drinkbus of t-shirt aan als herkenbaar element tijdens de vakantie, soms zelfs verplicht voor veiligheid (bijvoorbeeld een fluohesje bij uitstappen).
• Jeugdbewegingen en jeugdorganisaties verkopen kampmateriaal, een groepshemd of tickets voor een slotfeest waarop ouders welkom zijn.

In alle gevallen geldt hetzelfde principe: het gaat om verkoop die toch al plaatsvindt, maar die nu apart van de inschrijving georganiseerd wordt. Een webshop bundelt die verkoop in hetzelfde platform, zodat je er geen extra administratie bij krijgt.

Praktijkvoorbeeld: een kampshirt van bestelling tot aflevering

Een concreet voorbeeld maakt duidelijk hoe de stappen in de praktijk samenkomen. Stel dat je een kampshirt met clublogo aanbiedt in vier maten:

1. Je maakt het product aan met een naam, beschrijving, foto en een optie "maat" met de waarden S, M, L en XL.
2. Je schakelt voorraadbeheer in en geeft per maat het beschikbare aantal op, zodat een uitverkochte maat automatisch niet meer besteld kan worden.
3. Een ouder bezoekt de webshop, kiest een maat, rekent af via Mollie en kiest voor ophalen op de eerste kampdag of levering aan huis.
4. Jij ziet de bestelling meteen verschijnen met betaalstatus, gekozen maat en afhaal- of leveringswijze, zonder dat je daarvoor een aparte mail of overschrijving moet natrekken.
5. Voor de kampweek start, weet je precies hoeveel shirts je per maat moet klaarleggen, zonder een aparte telling in een Excel-bestand.

Datzelfde stramien werkt voor tickets of materiaal: het product verandert, maar bestelling, betaling en opvolging verlopen via hetzelfde proces.

Voorraad- en bestelbeheer: geen verrassingen achteraf

Een webshop zonder voorraadopvolging leidt algauw tot een probleem: je verkoopt een shirt in maat 128 dat er eigenlijk niet meer is. Daarom laat kampsoftware zoals Kampweb je per product voorraadbeheer inschakelen, met een concreet beschikbaar aantal. Zodra dat aantal op is, kan het product niet meer besteld worden, en pas jij de voorraad zelf weer aan wanneer er een nieuwe lading binnenkomt.

Elke bestelling toont meteen welke producten, in welke opties (maat, kleur, …) en in welk aantal een ouder besteld heeft, zodat je nooit zelf een mail moet openen om te weten wat je moet klaarleggen voor een kampweek.

Btw, ophalen of leveren: praktische details die vaak over het hoofd gezien worden

Voor kamporganisaties komt er bij verkoop meer kijken dan enkel een prijskaartje. Twee zaken die vaak over het hoofd gezien worden:

• Btw-tarief per product. Kledij, materiaal en tickets kunnen elk een ander btw-tarief hebben (0%, 6% of 21%). Door dat per product in te stellen, klopt je financiële afhandeling automatisch, ook als een vzw voor bepaalde inkomsten vrijgesteld is.
• Ophalen versus leveren. Ouders kunnen kiezen om hun bestelling af te halen (bijvoorbeeld bij het kamp zelf) of te laten leveren, eventueel met een verzendkost of een drempelbedrag voor gratis levering. Zo bepaal je zelf hoe je de logistiek van je verkoop organiseert, zonder dat je voor elke bestelling apart moet afspreken hoe die bij de ouder terechtkomt.

Kortingscodes in de webshop

Naast kortingscodes op je kampinschrijvingen kun je ook aparte kortingscodes instellen specifiek voor je webshop, bijvoorbeeld voor een actie op merchandise of een korting op een specifiek product. Die kortingscodes staan los van je inschrijvingskortingen, zodat een actie op kampshirts niet per ongeluk ook je inschrijvingsprijzen beïnvloedt.

Losse verkoop versus een geïntegreerde webshop

	Losse verkoop (overschrijving, Excel, sociale media)	Geïntegreerde webshop
Bestellingen bijhouden	Handmatig in een lijst of mailbox	Automatisch per bestelling geregistreerd
Betaling	Overschrijving, apart opvolgen	Online, meteen bij bestelling
Voorraad	Los bijgehouden, foutgevoelig	Gekoppeld aan het product, automatisch afgeteld
Btw-afhandeling	Manueel per verkoop	Per product ingesteld en automatisch verwerkt
Ophalen of leveren	Losse afspraken per bestelling	Vaste opties met eventuele verzendkost
Overzicht	Verspreid over meerdere kanalen	Eén overzicht naast je kampadministratie

Webshop met Kampweb

De functie Webshop van Kampweb bouwt dit rechtstreeks in naast je inschrijvingen, betalingen en de rest van je kampadministratie. Je voegt producten toe met foto's, opties en een btw-tarief, schakelt voorraadbeheer in waar nodig, en ouders bestellen en betalen online via Mollie, net zoals bij een kampinschrijving. Je ziet in één overzicht welke bestellingen betaald zijn, wat er nog klaargemaakt moet worden, en of een ouder koos voor ophalen of leveren.

Omdat de webshop deel uitmaakt van hetzelfde platform, hoef je geen apart kassasysteem, betaallink of Excel-lijst bij te houden naast je kampen. De functie is beschikbaar in het Pro-pakket (€89/maand), samen met onder meer automatische fiscale attesten en een jaar-op-jaar vergelijking. Een overzicht van alle pakketten en wat erin zit vind je op de tarievenpagina.

Aan de slag

Een webshop naast je kampinschrijvingen hoeft geen extra werklast te zijn. Door verkoop, voorraad, btw en betaling in hetzelfde platform onder te brengen als je inschrijvingen, hou je overzicht in plaats van losse lijsten en aparte afspraken per bestelling. Voor sportclubs, speelpleinwerkingen en jeugdorganisaties die toch al kledij, materiaal of tickets verkopen, is dat een eenvoudige manier om er een professioneel én winstgevend onderdeel van je werking van te maken. Bekijk de tarieven of vraag een gratis demo aan om te zien hoe dat er in de praktijk uitziet voor jouw organisatie.