Kampen & inschrijvingen

Een ouderportaal waar gezinnen alles zelf terugvinden

Ouders loggen in met hun e-mailadres, zien hun inschrijvingen en betalingen, betalen openstaande bedragen en downloaden zelf hun attesten.

Demo aanvragen Bekijk prijzen

Na de inschrijving komen de vragen: heb ik al betaald? Kan ik mijn attest nog krijgen? Welke weken zijn mijn kinderen ingeschreven? Met het ouderportaal beantwoorden ouders die vragen zelf, op elk moment en op elk toestel, zonder dat jij een mail moet schrijven of een attest moet opzoeken.

Het portaal staat standaard klaar voor elke organisatie. Je moet niets instellen of activeren: zodra er een inschrijving met een e-mailadres bestaat, kan die ouder inloggen. Op een kampwebsite van Kampweb staat de link naar het ouderportaal ook meteen in het menu.

Inloggen zonder wachtwoord

Ouders vullen hun e-mailadres in en krijgen een inloglink in hun mailbox. Geen account en geen wachtwoord om te onthouden of te vergeten.

Staan er op het inschrijvingsformulier meerdere e-mailadressen, bijvoorbeeld één voor mama en één voor papa? Dan kunnen beide ouders inloggen en zien ze dezelfde inschrijving. Meer over de formulieren lees je bij het online inschrijvingsformulier.

De link is 15 minuten geldig en kan maar één keer gebruikt worden.
Na het inloggen blijft een ouder één dag aangemeld op dat toestel. Daarna vraagt het portaal gewoon een nieuwe link.
Het portaal toont altijd dezelfde melding ("check je mailbox"), ook als een e-mailadres nergens in het systeem staat. Zo kan niemand uittesten welke adressen bij jouw organisatie ingeschreven zijn.

Het inlogscherm van het ouderportaal met een veld voor het e-mailadres en de knop Stuur inloglink

Alle inschrijvingen van het gezin op één plek

In het portaal zien ouders al hun inschrijvingen bij jouw organisatie, over meerdere kampen en jaren heen. Per inschrijving staat er een overzichtelijke kaart met:

Hebben ouders veel inschrijvingen, bijvoorbeeld van meerdere kinderen en meerdere zomers? Dan zoeken ze op kampnaam of filteren ze op jaar. Het portaal werkt ook voor lessen, met het lesrooster erbij.

de naam van het kamp, de periode en de locatie
de datum waarop er werd ingeschreven
de betaalstatus en het bedrag
de acties die op dat moment beschikbaar zijn

Het dashboard Mijn inschrijvingen met zoekbalk, jaarfilter en een kaart per inschrijving

Benieuwd hoe dit er voor jouw kamp uitziet?

Vraag een vrijblijvende demo aan en ontdek in een korte call hoe Kampweb past bij jouw werking.

Demo aanvragen Bekijk prijzen

Betaalstatus in duidelijke taal

Ouders zien in één oogopslag waar ze staan: Betaald, Betaling openstaand, Geannuleerd of Geen betaling vereist. Een betaling die mislukt of verlopen is, staat gewoon als openstaand aangeduid en kan meteen opnieuw gedaan worden. Geen verwarrende technische statussen, dus ook minder vragen aan jou.

Een inschrijvingskaart met de status Betaling openstaand en de attesten die beschikbaar worden na afloop van het kamp

Openstaand bedrag? Meteen online betalen

Staat er nog een betaling open, dan klikken ouders op Online betalen en komen ze op dezelfde betaalpagina als bij de inschrijving. Dat werkt ook voor betalingen die mislukt of verlopen zijn, bijvoorbeeld omdat een ouder de betaling vergat af te ronden. Zo scheelt het jou betalingsherinneringen en opvolging. Welke methodes ouders kunnen gebruiken, lees je bij betalingsmogelijkheden.

Attesten zelf downloaden

Alles wat ouders in januari nodig hebben voor mutualiteit en belastingaangifte, staat klaar in het portaal:

Je beslist per kamp welke attesten ingeschakeld zijn. Ouders zien alleen de knoppen die voor dat kamp gelden. Mutualiteits- en fiscale attesten komen beschikbaar nadat het kamp voorbij is. Het deelname-attest komt er pas na het kamp én zodra de inschrijving betaald is. Je hoeft zelf niets te versturen: het attest wordt op het moment van downloaden aangemaakt met de gegevens van de inschrijving. Meer over de attesten zelf lees je bij attesten.

Mutualiteitsattest

voor de terugbetaling via het ziekenfonds

Fiscaal attest

voor het belastingvoordeel op kinderopvang

Deelname-attest

als algemeen bewijs van deelname, in de huisstijl van jouw organisatie

Inschrijvingsgegevens altijd bij de hand

Via Toon inschrijvingsgegevens kunnen ouders alle antwoorden van hun inschrijvingsformulier nog eens nalezen: contactgegevens, afspraken, medische info, noem maar op. Het gaat om de eigen inschrijving van de ouder, dus ook gevoelige velden zijn zichtbaar voor de ouder zelf. Bij de medische fiches lees je hoe je zelf met die gegevens omgaat.

Een uitgeklapte inschrijving met alle ingevulde antwoorden van het inschrijvingsformulier

Verloren voorwerpen in één klik

Heeft een kamp een lijst met gevonden voorwerpen, dan vinden ouders de link daarnaar rechtstreeks in het portaal, bij het kamp van hun kind. Zie verloren voorwerpen.

Veilig en privé

Elke ouder ziet enkel de inschrijvingen die met het eigen e-mailadres gedaan werden.
Er zijn geen wachtwoorden die kunnen uitlekken of hergebruikt worden.
Inloglinks verlopen snel en werken maar één keer.
Ouders kunnen op elk moment uitloggen.

Wat ouders ermee doen, en wat het jou oplevert

Dit vragen ouders anders	Dit doen ze nu zelf
"Heb ik al betaald?"	Betaalstatus bekijken in het portaal
"Kunnen jullie de betaallink nog eens sturen?"	Op Online betalen klikken
"Ik heb mijn attest nodig voor de mutualiteit"	Het attest downloaden
"Kan ik een attest voor de belastingaangifte krijgen?"	Het fiscaal attest downloaden
"Wat heb ik juist ingevuld?"	Hun inschrijvingsgegevens nalezen
"Is er een jas gevonden na het kamp?"	De lijst met verloren voorwerpen openen

FAQ

Veelgestelde vragen

Moeten ouders een account aanmaken?

Nee. Ze loggen in met hun e-mailadres via een link in hun mailbox. Enkel e-mailadressen met een inschrijving krijgen toegang.

Moet ik het ouderportaal activeren of instellen?

Nee. Het ouderportaal is automatisch beschikbaar en gekoppeld aan al je inschrijvingen. Je kiest enkel per kamp welke attesten ouders mogen downloaden.

Een ouder krijgt geen inlogmail. Wat nu?

Meestal staat er een ander e-mailadres op de inschrijving dan het adres dat de ouder ingeeft. Het adres moet exact overeenkomen. Controleer ook de spamfolder: de link is 15 minuten geldig, daarna vraagt de ouder gewoon een nieuwe aan.

Kunnen ouders de inschrijvingen van andere gezinnen zien?

Nee. Elke ouder ziet enkel de inschrijvingen die met het eigen e-mailadres gedaan werden. Het portaal verklapt ook niet of een e-mailadres bij jou gekend is.

Kunnen beide ouders inloggen?

Ja, als beide e-mailadressen op het inschrijvingsformulier gevraagd worden. Ze zien dan allebei dezelfde inschrijving.

Wanneer zijn de attesten beschikbaar?

Mutualiteits- en fiscale attesten zodra het kamp voorbij is, het deelname-attest zodra het kamp voorbij en de inschrijving betaald is. Je kan attesten ook zelf aanmaken en doorsturen, zie attesten.

Werkt het portaal op gsm?

Ja. Het portaal werkt op gsm, tablet en computer, zonder app te installeren.

Hoeveel werk bespaart dit?

Vooral in januari, wanneer alle ouders hun attesten nodig hebben voor de belastingaangifte. Wie de attesten zelf kan downloaden, stuurt jou geen mail meer. Hetzelfde geldt voor betalingsherinneringen en vragen naar bevestigingen.

Ontdek ook

Alle mogelijkheden

Plan een gratis demo

Ontdek hoe Kampweb jouw organisatie kan helpen, van inschrijvingen tot automatische betalingen.

jasper@kampweb.be

Functionaliteiten

Product

Resources